Zelfstandig ondernemer retail in de rol van operationeel manager

De operationeel manager is verantwoordelijk voor het organiseren, bewaken en optimaliseren van bedrijfsprocessen

Ondernemers stellen concrete tactische en operationele doelstellingen voor de dagelijkse bedrijfsvoering op. Zij letten erop dat de dagelijkse bedrijfsvoering continu in lijn blijft met de strategische richting van de onderneming, de geldende wet- en regelgeving en relevante trends en ontwikkelingen in de markt.
Zij richten zich op het inrichten en beheersen van processen en randvoorwaarden binnen de volgende werkgebieden:

• Geldstromen: organiseren van (online) betaaloplossingen, het beheersen van de financiële administratie en het voorkomen van financiële risico’s;
• Goederenstromen: coördineren van processen zoals voorraadbeheer, bestellingen en distributie;
• Klantgerichte processen: inrichten van klantgerichte systemen en processen, zoals klachtenprocedures, systemen voor klanttevredenheid en ondersteunende communicatiekanalen;
• Organisatie: structureren van administratieve processen, digitalisering en automatisering, bewaken van veiligheid (waaronder Arbo, cyberveiligheid), beheer van verzekeringen, huurcontracten en andere facilitaire randvoorwaarden.

Zij plannen werkzaamheden, stellen prioriteiten en bewaken de uitvoering op effectiviteit, tijdigheid en kwaliteit. Zij voeren (risico)analyses en interne controles uit, signaleren knelpunten en ondernemen actie bij afwijkingen of noodzakelijke bijsturing.

Zij bepalen welke taken ze zelf uitvoeren, welke ze delegeren en wanneer ze externe experts inzetten. Daarbij houden ze steeds rekening met capaciteit, competentie en bedrijfsbelang.

Competenties

Normen stellen

• Stelt eisen waaraan de kwaliteit van producten, diensten en processen moet voldoen
• Stuurt op realistische/haalbare prestatie-indicatoren van eigen werk of dat van medewerkers
• Stelt nieuwe procedures op, past procedures aan en/of verbetert procedures

Organiseren van werk

• Stelt strategische en realistische doelen op voor de lange termijn, middellange termijn en korte termijn en controleert of deze behaald worden
• Schat de benodigde capaciteit en tijd in voor werkzaamheden
• Regelt de benodigde mensen (kwaliteiten) en middelen
• Lost (praktische) problemen op

Flexibel handelen

• Handelt doelmatig door zich aan te passen aan veranderde omstandigheden, taken, verantwoordelijkheden en/of mensen
• Gaat snel en flexibel om met acute situaties

Doorzetten

• Blijft effectief presteren onder tijdsdruk, bij tegenslag, teleurstelling of weerstand
• Is geduldig en gericht op het bereiken van de (lange termijn) doelstellingen

Omgaan met procedures

• Werkt binnen de kaders van de organisatie en gemaakte afspraken (binnen het team)
• Werkt conform geldende wettelijke richtlijnen en (veiligheids)voorschriften

Benodigde kennis en vaardigheden

• Kennis van het opstellen van kwaliteitsbeleid
• Kennis van het opstellen van een klachtenbeleid
• Kennis van verkoopsystemen, distributievormen en betaalsystemen
• Kennis van e-commerce activiteiten
• Kennis van de logistieke keten (supply chain) en processen zoals klantorderverwerking, productieplanning, magazijnbeheer en distributie
• Kennis van commerciële wet- en regelgeving, waaronder consumentenrecht
• Kennis van relevante branchewetgeving (zoals winkeltijdenwet, etikettering, garantiewetgeving)
• Kennis van privacywetgeving (AVG)
• Kennis van maatregelen op het gebied van brandpreventie, beveiliging en derving
• Kennis van het opstellen van beleid op het gebied van veiligheid, vitaliteit, welzijn, hygiëne en milieu
• Kennis van afvalverwerking en duurzaamheidsmaatregelen in de retail
• Kennis van risicomanagement en het uitvoeren van interne controles of RI&E
• Kan informatie uit het managementinformatiesysteem interpreteren/bijwerken
• Kan processen rondom voorraad, inkoop, distributie en winkelorganisatie coördineren
• Kan verbeteracties formuleren op basis van klantfeedback, controle-uitkomsten of audits
• Kan gesprekstechnieken toepassen in dagelijkse aansturing, klantinteractie en samenwerking
• Kan systemen voor kwaliteits- en veiligheidsborging toepassen (zoals checklijsten of registratiesystemen)
• Kan digitale systemen en softwarepakketten inzetten ter ondersteuning van bedrijfsprocessen binnen de retail
• Kan externe experts inschakelen en samenwerken met leveranciers, partners of adviseurs
• Kan medewerkers functioneel instrueren over processen

Afbreukrisico

Als ondernemers deze rol onvoldoende vervullen leidt dat tot inefficiënte processen, hogere kosten, veiligheidsrisico’s en verlies van klantvertrouwen en betrokkenheid van medewerkers.