Zelfstandig ondernemer retail in de rol van operationeel manager
De operationeel manager is verantwoordelijk voor de organisatie en uitvoering van de operationele activiteiten van de onderneming
De ondernemer vertaalt in samenwerking met zijn medewerkers (kader) het strategische beleid van de onderneming naar tactische en operationele doelstellingen op het gebied van geldstromen, goederenstromen, verkoop en klanten en organisatie. Hij evalueert en organiseert de bedrijfsprocessen en randvoorwaarden (o.a. systemen) om de uitvoering van de doelstellingen mogelijk te maken. Bij geldstromen gaat het bijvoorbeeld om (online) betaalmogelijkheden, financiële administratie en voorkomen van risico’s. Bij goederenstromen om inkoop, bestellingen, voorraadbeheer, distributie etc. Bij verkoop en klanten om promotie en communicatie, inventarisatie klanttevredenheid, klachtenafhandeling etc. En bij organisatie om administratie / automatisering, digitale en technologische hulpmiddelen, kwaliteit, (online) beveiliging, veiligheid en het voorkomen van criminaliteit, Arbo, verzekeringen en huur vestiging etc.
Hij plant en verdeelt de werkzaamheden, afgestemd op de (competenties van de) medewerkers en de omstandigheden. Hij organiseert en voert werkoverleg (of korte sessies), informeert de medewerkers (kader) over de doelstellingen, procedures en actuele zaken, vraagt input en inventariseert de behoefte aan informatie. Hij stuurt de medewerkers aan / inspireert / motiveert en begeleidt de medewerkers om de doelstellingen te realiseren en begeleidt het kader bij het aansturen van de medewerkers. Hij monitort de uitvoering op basis van analyse van managementinformatie en observaties, en spreekt de medewerkers aan op naleving van de doelstellingen. Waar nodig en mogelijk werkt hij zelf mee.
Hij voert regelmatig (audit) controles uit (en RIE) en onderneemt actie wanneer (extra) inspanningen of wijzigingen noodzakelijk zijn. Hij schakelt waar nodig externe experts in / koopt externe expertise in.
Competenties
Leidinggeven
- Maakt goed gebruik van de aanwezige kwaliteiten van medewerkers
- Toont vertrouwen in medewerkers bij het delegeren van taken / verantwoordelijkheden / bevoegdheden
- Checkt of de werkwijze en / of resultaten behaald worden en onderneemt zo nodig actie
- Past stijl en methode van leidinggeven aan de betrokken medewerker(s) en situatie aan
- Informeert betrokkenen over de voortgang en eventuele knelpunten
Normen stellen
- Stelt eisen waaraan de kwaliteit van producten, diensten en processen moet voldoen
- Stuurt op realistische/haalbare prestatie-indicatoren van eigen werk of dat van medewerkers
- Zoekt continu naar kwaliteitsverbetering van bedrijfsprocessen en werkwijzen
Organiseren van werk
- Schat de benodigde capaciteit en tijd in voor werkzaamheden
- Regelt de benodigde mensen (kwaliteiten) en middelen
- Lost (praktische) problemen op
Doorzetten
- Blijft effectief presteren onder tijdsdruk, bij tegenslag, teleurstelling of weerstand
- Blijft geloof houden in een positief resultaat ondanks onzekerheden en tijdelijke tegenvallers
- Is geduldig en gericht op het bereiken van de (lange termijn) doelstellingen
Flexibel handelen
- Handelt doelmatig door zich aan te passen aan veranderde omstandigheden, taken, verantwoordelijkheden en/of mensen
- Gaat snel en flexibel om met acute situaties
- Toont zelfvertrouwen in onzekere en onduidelijke situaties
Technologie inzetten
- Zet (digitale) technologie in om resultaten te behalen en/of vraagstukken aan te pakken
- Hanteert de (moderne) middelen en technologie efficiënt en effectief
Benodigde kennis en vaardigheden
- Kennis van het opstellen van kwaliteitsbeleid
- Kennis van het opstellen van een klachtenbeleid
- Kennis van verkoopsystemen, distributievormen en betaalsystemen
- Kennis van e-commerce activiteiten
- Kennis van de logistieke keten (supply chain) en logistieke processen op het gebied van klantorderverwerking, productieplanning, magazijnbeheer en distributie
- Kennis van maatregelen op het gebied van brandpreventie en beveiliging
- Kennis van het opstellen van dervingsplan / -beleid
- Kennis van het opstellen van beleid op het gebied van veiligheid, vitaliteit, welzijn, hygiëne en milieu
- Kennis van afvalverwerking in de retail
- Kennis van leiderschapsstijlen en begeleidingsmethodieken
- Kennis van motivatie- en feedbacktechnieken
- Kan een werkoverleg organiseren en leiden
- Kan procedures opstellen /aanpassen
- Kan gesprekstechnieken in zakelijke situaties toepassen
- Kan informatie uit het managementinformatiesysteem interpreteren / bijwerken
- Kan werken met gangbare computersystemen en (software)pakketten (voor klantenbestand, bestellingen, betaalsystemen, social media etc.)
Afbreukrisico
Als de ondernemer deze rol niet goed vervult kan dit onder andere leiden tot een afname van de effectiviteit en efficiëntie van processen en werkzaamheden / onvoldoende geïnformeerde medewerkers en daarmee verlies van klanten / hoge kosten / het verlies van middelen / verlies van motivatie van personeel, etc.