Ondernemer ambulante handel in de rol van operationeel manager

De operationeel manager is verantwoordelijk voor de organisatie en uitvoering van de operationele activiteiten van de onderneming

De ondernemer vertaalt al dan niet in samenwerking met zijn medewerkers het strategische beleid van de onderneming naar tactische en operationele doelstellingen op het gebied van geldstromen, goederenstromen en logistiek, verkoop en organisatie. Hij evalueert en organiseert de bedrijfsprocessen en randvoorwaarden (o.a. systemen) om de uitvoering van de tactische en operationele doelstellingen mogelijk te maken.

Bij geldstromen gaat het bijvoorbeeld om (online) betaalmogelijkheden, de financiële administratie en het voorkomen van risico’s ter plaatse.

Bij goederenstromen en logistiek gaat het onder andere om voorraadbeheer en bestellingen, ontvangst en distributie (en eventueel retour sturen) van goederen, indeling van het magazijn, transport naar en van de verkooplocatie, op- en afbouw van de verkooplocatie, de (online) productpresentatie en productiewerkzaamheden, de beveiliging van producten en het dervingsplan.

Bij verkoop om promotie en verkoopacties, benadering van en de communicatie met klanten, het bijhouden van de diverse online verkoopkanalen,  klachtenafhandeling en de inventarisatie van verkoop- en klantgegevens zoals klanttevredenheid, populaire producten etc. En bij organisatie om de planning van het personeel in relatie tot de verkooplocatie, de (bedrijfs)administratie, de inzet van digitale en technologische hulpmiddelen en het onderhoud van de diverse middelen (waaronder de transportmiddelen), bewaking van de kwaliteit en het opvolgen van de wettelijke eisen t.a.v. de producten (bijvoorbeeld juiste temperatuur van de koeling), (online) beveiliging, AVG en veiligheid, Arbo, verzekeringen, beheer locatie (magazijn) etc.

Hij plant en verdeelt de werkzaamheden, afgestemd op de (competenties van de) medewerkers en de omstandigheden, geeft instructies en werkt waar mogelijk en nodig zelf ook mee. Hij organiseert en voert werkoverleg (of korte sessies), informeert de medewerkers (kader) over de doelstellingen, procedures en actuele zaken, vraagt input en inventariseert de behoefte aan informatie. Hij stuurt de medewerkers aan/ inspireert/ motiveert en begeleidt de medewerkers om de doelstellingen te realiseren en in het geval van een grotere onderneming begeleidt hij zijn bedrijfsleider bij het aansturen van de medewerkers. Hij monitort de uitvoering op basis van analyse van managementinformatie en observaties, en spreekt de medewerkers aan op naleving van de doelstellingen.

Hij voert regelmatig (veiligheids-/ kwaliteits-)controles uit, bewaakt de navolging van de (wettelijke) regelgeving en onderneemt actie wanneer (extra) inspanningen of wijzigingen noodzakelijk zijn. Hij schakelt waar nodig externe experts in/ koopt externe expertise in.

Competenties

Leidinggeven

• Maakt goed gebruik van de aanwezige kwaliteiten van medewerkers
• Toont vertrouwen in medewerkers bij het delegeren van taken / verantwoordelijkheden / bevoegdheden
• Checkt of de werkwijze en / of resultaten behaald worden en onderneemt zo nodig actie
• Past stijl en methode van leidinggeven aan de betrokken medewerker(s) en situatie aan
• Informeert betrokkenen over de voortgang en eventuele knelpunten

Normen stellen

• Stelt eisen waaraan de kwaliteit van producten, diensten en processen moet voldoen
• Stuurt op realistische/haalbare prestatie-indicatoren van eigen werk of dat van medewerkers
• Zoekt continu naar kwaliteitsverbetering van bedrijfsprocessen en werkwijzen

Organiseren van werk

• Schat de benodigde capaciteit en tijd in voor werkzaamheden
• Regelt de benodigde mensen (kwaliteiten) en middelen
• Lost (praktische) problemen op

Doorzetten

• Blijft effectief presteren onder tijdsdruk, bij tegenslag, teleurstelling of weerstand
• Blijft geloof houden in een positief resultaat ondanks onzekerheden en tijdelijke tegenvallers
• Is geduldig en gericht op het bereiken van de (lange termijn) doelstellingen

Flexibel handelen

• Handelt doelmatig door zich aan te passen aan veranderde omstandigheden, taken, verantwoordelijkheden en/of mensen
• Gaat snel en flexibel om met acute situaties
• Toont zelfvertrouwen in onzekere en onduidelijke situaties

Omgaan met procedures

• Werkt conform geldende wettelijke richtlijnen en (veiligheids)voorschriften
• Toont zich gedisciplineerd

Benodigde kennis en vaardigheden

• Kennis van het opstellen van kwaliteitsbeleid
• Kennis van het opstellen van een klachtenbeleid
• Kennis van verkoopsystemen, distributievormen en betaalsystemen
• Kennis van e-commerce activiteiten
• Kennis van de logistieke keten, voorraadbeheer en opslagmethoden
• Kennis van maatregelen op het gebied van brandpreventie en beveiliging
• Kennis van het opstellen van dervingsplan/ -beleid
• Kennis van het opstellen van beleid op het gebied van veiligheid, vitaliteit, welzijn, hygiëne en milieu
• Kennis van afvalverwerking in de ambulante handel
• Kennis van leiderschapsstijlen en begeleidingsmethodieken
• Kennis van motivatie- en feedbacktechnieken
• Kan een werkoverleg organiseren en leiden
• Kan procedures opstellen/ aanpassen
• Kan gesprekstechnieken in zakelijke situaties toepassen
• Kan informatie uit het managementinformatiesysteem interpreteren/ bijwerken
• Kan werken met gangbare computersystemen en (software)pakketten (voor klantenbestand, bestellingen, betaalsystemen, social media etc.)

Afbreukrisico

Als de ondernemer deze rol niet goed vervult kan dit onder andere leiden tot een afname van de effectiviteit en efficiëntie van processen en  werkzaamheden/ onvoldoende geïnformeerde medewerkers en daarmee mogelijk verlies van klanten/ hogere kosten/ het verlies van middelen/ verlies van motivatie van personeel, etc.