MKB – Afdelingsmanager in de rol van operationeel leidinggevende

De operationeel leidinggevende is verantwoordelijk voor de aansturing van de dagelijkse operatie van de afdeling

Afdelingsmanagers sturen de dagelijkse operatie op hun afdeling aan, nemen het planning- en managementsysteem van de organisatie door en vullen/passen deze waar nodig aan, verdelen de werkzaamheden en houden daarbij rekening met de capaciteiten van medewerkers. Zij houden toezicht op de werkzaamheden (hospitality, verkoop en klanten, geldstromen, goederenstromen, organisatie), maar werken zelf ook mee. Zij geven leiding aan medewerkers tijdens de dagelijkse werkzaamheden, geven het goede voorbeeld op de werkvloer en sturen bij waar nodig, onder andere bij klantcontact en verkoopgesprekken. Zij spreken de medewerkers aan op naleving van de acties, richtlijnen en regelgeving en geven feedback. Zij bespreken de dagelijkse prestatie, prognoses en doelstellingen, constateren afwijkingen, stellen samen met de medewerkers vast waar (extra) inspanning noodzakelijk is en organiseren dit.

Zij houden toezicht op de handhaving van de veiligheidsvoorschriften en bewaken de beschikbaarheid en presentatie van producten op de afdeling. Bij onverwachte situaties (bijv. diefstal, ongeluk) ondernemen ze actie, onder andere door hun leidinggevende in te schakelen.

Zij zorgen ervoor dat ze zichtbaar aanwezig zijn op de afdeling om bereikbaar te zijn voor (hulp)vragen van klanten en medewerkers. Zij zorgen voor de afhandeling van klachten en nemen indien nodig contact op met hun leidinggevende.

Afdelingsmanagers organiseren en houden werkoverleg met hun medewerkers en stimuleren hen mee te denken en hun ideeën in te brengen.

Competenties

Leidinggeven

• Toont vertrouwen in medewerkers bij het delegeren van taken/verantwoordelijkheden/bevoegdheden
• Geeft heldere instructies
• Maakt goed gebruik van de aanwezige kwaliteiten van medewerkers
• Checkt of de werkwijze en/of resultaten behaald worden en onderneemt zo nodig actie
• Informeert en begeleidt medewerkers

Samenwerken

• Luistert goed, vat samen en vraagt door voor een goed begrip
• Levert in een (multidisciplinair) samenwerkingsverband een actieve en inhoudelijke bijdrage
• Toont de bereidheid om aan een gezamenlijk doel of resultaat te werken en toont de bereidheid om zich aan te passen
• Verdiept zich in de denkwijze van iemand anders en houdt hier rekening mee

Organiseren van werk

• Schat de benodigde capaciteit en tijd in voor werkzaamheden
• Regelt de benodigde mensen (kwaliteiten) en middelen
• Lost (praktische) problemen op

Omgaan met procedures

• Werkt binnen de kaders van de organisatie en gemaakte afspraken
• Werkt conform geldende wettelijke richtlijnen en (veiligheids-)voorschriften
• Toont zich gedisciplineerd
• Is gemotiveerd om veilig te werken en gericht op het voorkomen van onveilige situaties

Flexibel handelen

• Handelt doelmatig door zich aan te passen aan veranderde omstandigheden, taken, verantwoordelijkheden en/of mensen
• Gaat snel en flexibel om met acute situaties
• Toont zelfvertrouwen in onzekere en onduidelijke situaties

Normen stellen

• Stelt eisen waaraan de kwaliteit van producten, diensten en processen moet voldoen
• Stuurt op realistische/haalbare prestatie-indicatoren van eigen werk of dat van medewerkers
• Is gericht op het bereiken van resultaten en het voorkomen van fouten
• Zoekt continu naar kwaliteitsverbetering van bedrijfsprocessen en werkwijzen

Benodigde kennis en vaardigheden

• Kennis van de visie, missie en de procedures van de organisatie
• Kennis van de logistieke keten, voorraadbeheer, kwalitatieve en kwantitatieve productcontrole en opslagmethoden van de afdeling
• Kennis van de distributievormen en betaalsystemen van het filiaal
• Kennis van het kwaliteitsbeleid van de organisatie
• Kennis van de veiligheidsprocedures en (brand)preventieve maatregelen
• Kennis van het dervingsplan/-beleid van de organisatie
• Kennis van afvalverwerking in de retail en het reinigingsplan
• Kennis van het beleid ten aanzien van veiligheid, vitaliteit, welzijn, hygiëne en milieu
• Kennis van de voor de afdeling relevante branchewetgeving
• Kennis van  leiderschapsstijlen en begeleidingsmethodieken
• Kennis van motivatie- en feedbacktechnieken
• Kennis van het afrekensysteem/het voorkomen van kasverschillen
• Kan een werkoverleg organiseren en leiden
• Kan informatie uit het managementinformatiesysteem interpreteren/bijwerken
• Kan procedures aanpassen
• Kan werkplanningen en roosters opstellen
• Kan gesprekstechnieken in zakelijke situaties toepassen
• Kan werken met gangbare en nieuwe digitale systemen en (software)pakketten (voor personeelsplanning, voorraadbeheer, klantenbestand etc.)
• Kan informatie uit verschillende systemen en bronnen analyseren en gebruiken voor besluitvorming en bijsturing van de afdeling
• Kan professioneel communiceren via verschillende (digitale) communicatiekanalen

Afbreukrisico

Als afdelingsmanagers deze rol niet goed vervullen kan dit leiden tot verstoringen in de dagelijkse operatie, een afdeling of personeelsbezetting die niet op orde is, verminderde klanttevredenheid, derving, onveilige situaties en een negatieve invloed op de resultaten en het imago van de organisatie.