Manager retail in de rol van operationeel manager

De operationeel manager is verantwoordelijk voor de gang van zaken binnen het filiaal / de filialen

De manager retail bewaakt de uitvoering van de door de organisatie vastgelegde jaarplanning en operationele processen binnen zijn filiaal / filialen. Hij controleert met behulp van het plannings- en managementsysteem van de organisatie of alle processen goed verlopen en stuurt het managementteam aan / begeleidt het managementteam. Hierbij gaat het om de bedrijfsprocessen op het gebied van geldstromen (betaalmogelijkheden, financiële administratie, voorkomen van risico’s etc.), goederenstromen (bestellingen, voorraadbeheer, distributie etc.), verkoop en klanten ((online) marketing en promotie, communicatie, klanttevredenheid, klachtenafhandeling etc.) en organisatie (administratie / automatisering, kwaliteit, beveiliging, veiligheid, Arbo, etc.).

Hij stelt normen en overlegt dagelijks met zijn managementteam. Hij informeert hen over de doelstellingen, procedures en actuele zaken, vraagt input en inventariseert hun behoefte aan informatie. Hij bewaakt de samenhang tussen de afdelingen, voert regelmatig (audit) controles uit en bepaalt waarop (extra) inspanning noodzakelijk is. Hij spreekt het managementteam aan op naleving van de richtlijnen en het beleid. Hij begeleidt het managementteam bij het aansturen van de medewerkers.

Hij ziet toe op de staat van de gebouwen en bedrijfsmiddelen en neemt actie wanneer deze niet meer voldoen aan de criteria.

Wanneer nodig zoekt hij advies bij de specialisten van de organisatie. Hij koppelt de resultaten en zijn bevindingen terug naar zijn leidinggevende en vraagt zo nodig advies.

Hij neemt in onverwachte situaties / calamiteiten contact op met interne en externe experts voor een adequate afhandeling.

Competenties

Leidinggeven

• Informeert en begeleidt medewerkers
• Checkt of de werkwijze en / of resultaten behaald worden en onderneemt zo nodig actie
• Maakt goed gebruik van de aanwezige kwaliteiten van mensen
• Past stijl en methode van leidinggeven aan de betrokken medewerker(s) en de situatie aan
• Spreekt medewerkers aan en durft autoriteit te tonen

Normen stellen

• Stelt eisen waaraan de kwaliteit van producten, diensten en processen moet voldoen
• Stuurt op realistische / haalbare prestatie-indicatoren van eigen werk en dat van medewerkers
• Is gericht op het bereiken van resultaten en het voorkomen van fouten
• Zoekt continu naar kwaliteitsverbetering van bedrijfsprocessen en werkwijzen

Doorzetten

• Blijft effectief presteren onder tijdsdruk, bij tegenslag, teleurstelling of weerstand
• Toont zich veerkrachtig (ook bij kritiek) en komt op een respectvolle manier op voor zichzelf / de organisatie

Flexibel handelen

• Handelt doelmatig door zich aan te passen aan veranderde omstandigheden, taken, verantwoordelijkheden en/of mensen
• Gaat snel en flexibel om met acute situaties
• Toont zelfvertrouwen in onzekere en onduidelijke situaties

Analyseren

• Benadert vraagstukken vanuit meerdere invalshoeken en ziet hoe zaken samenhangen
• Trekt conclusies door logisch redeneren

Samenwerken

• Heeft een goed beeld van de kwaliteiten van het team en schakelt zo nodig complementaire deskundigheid in
• Informeert betrokkenen over de voortgang en eventuele knelpunten
• Luistert goed, vat samen en vraagt door voor een goed begrip
• Houdt rekening met en helpt anderen in het bereiken van een gezamenlijk doel of resultaat

Benodigde kennis en vaardigheden

• Kennis van de visie, missie en de procedures van de organisatie
• Kennis van het opstellen van een personeelsbezettingsplan (werkplanning en roosters)
• Kennis van de mogelijkheden van het management informatiesysteem van de organisatie
• Kennis van de logistieke keten, voorraadbeheer, (kwalitatieve en kwantitatieve) productcontrole en opslagmethoden van de organisatie
• Kennis van de distributievormen en betaalsystemen van de organisatie
• Kennis van het kwaliteitsbeleid / het uitvoeren van een RIE
• Kennis van het beveiligingsplan en (brand)preventieve maatregelen
• Kennis van het dervingsplan / -beleid van de organisatie
• Kennis van afvalverwerking in de retail / het reinigingsplan
• Kennis van het beleid ten aanzien van veiligheid, vitaliteit, welzijn, hygiëne en milieu
• Kennis van de voor de organisatie relevante branchewetgeving
• Kennis van leiderschapsstijlen en begeleidingsmethodieken
• Kennis van motivatie- en feedbacktechnieken
• Kan een werkoverleg organiseren en leiden
• Kan klachten afhandelen en omgaan met conflictsituaties en agressieve klanten
• Kan informatie uit het managementinformatiesysteem interpreteren / bijwerken
• Kan procedures opstellen / aanpassen
• Kan gesprekstechnieken in zakelijke situaties toepassen
• Kan werken met gangbare computersystemen en (software)pakketten (voor klantenbestand, bestellingen, betaalsystemen, social media etc.)

Afbreukrisico

Als de manager retail deze rol niet goed vervult kan dit onder andere leiden tot een afname van de effectiviteit en efficiëntie van processen en werkzaamheden / onvoldoende geïnformeerde medewerkers en daarmee verlies van klanten / hoge kosten / het verlies van middelen / motivatie van personeel, etc.