Logistiek manager in de rol van financieel manager

De financieel manager is verantwoordelijk voor de financiële beheersing en het kostenefficiënt aansturen van de logistieke afdelingen binnen de organisatie

Logistiek managers vertalen de financiële doelstellingen van de organisatie naar concrete doelen voor de logistieke afdelingen en beoordelen de gevolgen daarvan voor processen, personeel en middelen, in afstemming met supply chain, hoger management en afdeling financiën.

Zij leveren input voor jaarbudgetten en bespreken hun voorstellen voor investeringen, verbeteringen of automatiseringsinitiatieven met het management en financiën. Daarbij houden ze rekening met de strategische doelstellingen van de organisatie en de impact op logistieke processen, capaciteit, servicelevels en kosten. Vervolgens informeren ze assistenten en logistiek teamleiders over budgetten, doelstellingen en de voortgang hiervan.

Zij monitoren dagelijks/periodiek de prestaties van de logistieke operatie op productiviteit, kosten en efficiëntie. Zij analyseren afwijkingen ten opzichte van doelstellingen en budgetten en nemen, in overleg met assistenten en logistiek teamleiders, maatregelen op het gebied van personele inzet, middelen en planning. Daarbij maken ze voortdurend afwegingen tussen kosten, productiviteit en dienstverlening.

Daarnaast beoordelen ze offertes en maken ze binnen de beschikbare budgetten afspraken over extra logistieke middelen en externe dienstverlening, zoals intern transportmaterieel, warehousetechnologie, uitzendkrachten en logistieke partners. Voorstellen die buiten de financiële kaders vallen, leggen ze met een onderbouwd advies voor aan het hoger management.

Tot slot bewaken ze de juistheid en actualiteit van financiële en operationele gegevens. Zij signaleren financiële risico’s en afwijkingen tijdig en nemen maatregelen om de financiële beheersing en continuïteit van de logistieke operatie te waarborgen.

Competenties

Financieel handelen

• Schat de kosten in van de geplande activiteiten en handelt sterk kostenbewust
• Stelt kritische vragen tijdens controle van de cijfers en het doornemen van jaarplannen
• Is alert op een optimaal gebruik van tijd, geld en andere middelen
• Toont inzicht in de gevolgen van prijsstellingen en veranderingen
• Plant, neemt en evalueert regelmatig financiële beslissingen

Analyseren

• Controleert, analyseert en structureert vraagstukken, situaties en data systematisch
• Combineert gegevens uit verschillende (informatie)bronnen en genereert hierbij nieuwe informatie
• Trekt conclusies door logisch redeneren

Samenwerken

• Levert in een (multidisciplinair) samenwerkingsverband een actieve en inhoudelijke bijdrage
• Informeert betrokkenen over de voortgang en eventuele knelpunten

Normen stellen

• Is gericht op het bereiken van resultaten en het voorkomen van fouten
• Zoekt continu naar kwaliteitsverbetering van bedrijfsprocessen en werkwijzen

Leidinggeven

• Stelt doelen en prioriteiten en maakt duidelijke (resultaat)afspraken
• Checkt of de werkwijze en/of resultaten behaald worden en onderneemt zo nodig actie

Beïnvloeden

• Probeert anderen te overtuigen en probeert instemming te verkrijgen door de juiste argumenten en methoden in te zetten
• Presenteert zich als betrouwbare en deskundige gesprekspartner
• Weet effectief gebruik te maken van (moderne) communicatiemiddelen passend bij de doelgroep

Benodigde kennis en vaardigheden

• Kennis van budgetvormen, budgettechnieken en financiële planning binnen logistieke processen
• Kennis van de administratieve en financiële procedures in de logistiek
• Kennis van kostenstructuren en financieel management binnen de organisatie (inclusief opslag-, transport- en operationele kosten)
• Kennis van de onderdelen en opbouw van een financieel jaarplan en investeringsvoorstellen
• Kennis van offertes, inkoopcontracten, onderhoudscontracten en leveranciersovereenkomsten, inclusief beoordeling van budgetimpact

• Kennis van prestatie-indicatoren (KPI’s) van logistieke processen, kostenbeheersing en efficiencyverbeteringen
• Kennis van ERP-, WMS-, TMS- en/of andere plannings- en managementsystemen voor financieel en operationeel inzicht
• Kennis van inkoop-, verkoop-, distributie- en betaalsystemen van de organisatie
• Kennis van financiële regelgeving, interne richtlijnen en wet- en regelgeving binnen logistiek en supply chain
• Kan financiële kengetallen en KPI’s interpreteren
• Kan relevante berekeningen uitvoeren in verband met het opstellen van budgetten, het beoordelen van offertes en het analyseren van investeringsvoorstellen
• Kan onderhandelen
• Kan werken met gangbare computersystemen en logistieke softwarepakketten
• Kan gesprekken voeren en teksten lezen/schrijven in het Engels
• Kan rapportages en dashboards opstellen en analyseren met behulp van datavisualisatietools, zoals Power BI

Afbreukrisico

Als logistiek managers deze rol niet effectief vervullen, kan dit leiden tot onvoldoende inzicht in en sturing op de financiële prestaties van de logistieke afdelingen en het niet behalen van operationele en strategische doelstellingen. Daarnaast kunnen inefficiënties ontstaan en kunnen klanttevredenheid, reputatie, continuïteit van de logistieke operatie en naleving van wet- en regelgeving in gevaar komen.