Logistiek teamleider in de rol van operationeel leidinggevende

De operationeel leidinggevende is verantwoordelijk voor de aansturing van de dagelijkse operatie van de afdeling/het team en het behalen van de doelstellingen van de retailer/groothandel ten aanzien van productiviteit, kwaliteit en rendement

Logistiek teamleiders nemen de informatie van de diverse informatiesystemen door en wonen de operationele overleggen van het logistiek management bij. Zij kunnen op basis daarvan werkzaamheden, materieel en personeel plannen voor de goederenontvangst, het magazijn en/of de distributie en zorgdragen voor de benodigde randvoorwaarden. Zij overzien de onderlinge samenhang tussen werkzaamheden en processtappen, schatten de impact van verstoringen op het logistieke proces in en nemen daarop maatregelen. Zij voorzien knelpunten en nemen daarop actie.

Zij houden werkoverleg met hun medewerkers over de stand van zaken, de uitvoering, de daarbij behorende werk- en gedragsafspraken en aandachtspunten. Zij sturen de werkzaamheden aan en stellen prioriteiten. Zij houden toezicht op de uitvoering van de werkzaamheden, bewaken daarbij de wettelijke eisen en (veiligheids-)voorschriften en monitoren de productiviteit en kwaliteit. Zij spreken de medewerkers aan op werkuitvoering en gedrag en de naleving van de acties, richtlijnen en regelgeving en geven feedback en instructies. Zij treden daarbij consequent op bij overtreding van werk- en gedragsafspraken en maken medewerkers bewust van de gevolgen voor het proces.

Bij kwalitatieve en kwantitatieve afwijkingen geven ze de gewenste correctie(s) aan (ook afwijkingen in de diverse systemen/administratie) en zorgen ervoor dat problemen opgelost worden. Zij zijn zichtbaar aanwezig op de afdeling/binnen het team om bereikbaar te zijn voor (hulp)vragen van
260210_BCP Logistiek teamleider V0.4
medewerkers. Zij geven instructies en begeleiding die aansluit bij de verschillende medewerkersgroepen binnen het team.

Zij beantwoorden vragen van de klantenservice ten aanzien van klachten (van de winkels/klanten) en nemen indien nodig contact op met hun leidinggevende/ winkelmanagers/klanten.

Zij dragen bij aan een optimaal gebruik van systemen en processen en monitoren de werking van het materieel/de technologie en nemen contact op met systeembeheerders/monteurs wanneer er problemen zijn.

Zij begeleiden medewerkers bij veranderingen in processen en systemen en zorgen dat nieuwe werkwijzen goed worden ingevoerd en geborgd.

Zij stemmen regelmatig af met andere afdelingen/teams (transportplanners/administratieve krachten) en het management en rapporteren (digitaal) aan het management over de (dagelijkse) voortgang.

Competenties
Leidinggeven

• Stelt doelen en prioriteiten en maakt duidelijke (resultaat)afspraken
• Geeft heldere instructies
• Spreekt medewerkers aan en durft autoriteit te tonen
• Checkt of de werkwijze en/of resultaten behaald worden en onderneemt zo nodig actie
• Informeert betrokkenen over de voortgang en eventuele knelpunten
• Past stijl en methode van leidinggeven aan de betrokken medewerker(s) en situatie aan

Samenwerken

• Luistert goed, vat samen en vraagt door voor een goed begrip
• Levert in een (multidisciplinair) samenwerkingsverband een actieve en inhoudelijke bijdrage
• Toont de bereidheid om aan een gezamenlijk doel of resultaat te werken en toont de bereidheid om zich aan te passen
• Verdiept zich in de denkwijze van iemand anders en houdt hier rekening mee

Organiseren van werk

• Handelt doelmatig en doeltreffend ook in onzekere en risicovolle situaties
• Schat de benodigde capaciteit en tijd in voor werkzaamheden
• Regelt de benodigde mensen (kwaliteiten) en middelen
• Lost (praktische) problemen op

Omgaan met procedures

• Werkt binnen de kaders van de organisatie en gemaakte afspraken (binnen het team)
• Werkt conform geldende wettelijke richtlijnen en (veiligheids-)voorschriften
• Toont zich gedisciplineerd

Flexibel handelen

• Handelt doelmatig door zich aan te passen aan veranderde omstandigheden, taken, verantwoordelijkheden en/of mensen
• Gaat snel en flexibel om met acute situaties
• Toont zelfvertrouwen in onzekere en onduidelijke situaties

Analyseren

• Controleert, analyseert en structureert vraagstukken, situaties en data systematisch
• Trekt conclusies door logisch redeneren
• Gaat actief op zoek naar nieuwe informatie en beoordeelt gevonden informatie op bruikbaarheid en betrouwbaarheid
• Combineert gegevens uit verschillende (informatie)bronnen en genereert hierbij nieuwe informatie
• Toont een nieuwsgierige en kritische houding

Benodigde kennis en vaardigheden

• Kennis van de organisatiestructuur en de bedrijfsvoorschriften
• Kennis van producten/productsoorten en de eisen aan kwaliteits- en productcontrole (kwalitatieve en kwantitatieve controle, wettelijke voorschriften, afwijkingen signaleren en rapporteren)
• Kennis van logistieke concepten en processen
• Kennis van de procedures, (veiligheids-)richtlijnen en wettelijke eisen en/of hulpmiddelen voor het ontvangen, opslaan (opslagcondities), het orderverzamelen, het verzamelen, bewerken, verzendklaar maken, laden en vervoeren van goederen
• Kennis van duurzaam werken (afvalverwerking, energieverbruik, milieuvoorschriften)
• Kennis van de administratieve procedures van de organisatie
• Kennis van voorraadbeheer, oorzaken van voorraadafwijkingen en de effecten van retouren, derving en afwijkingen op de voorraad
• Kennis van afvalscheidingsstromen en bijbehorende procedures
• Kennis van etiketten, coderingen en symbolen voor gevaarlijke stoffen en de voorschriften voor opslag, hantering en scheiding van deze goederen
• Kennis van verpakkingstechnieken en -materialen
• Kennis van de magazijnindeling en/of magazijnlay-out/orderverzamelroutes en verkeersregels
• Kennis van de veiligheidsprocedures en (brand)preventieve protocollen/maatregelen inclusief het veilig werken met mensen, middelen en (geautomatiseerde) systemen
• Kennis van value-added logistics
• Kennis van de omgang met en de mogelijkheden van de plannings- en management informatiesystemen
• Kennis van de relevante branchewetgeving
• Kennis van de wet- en regelgeving betreffende de opslag en het vervoer van (speciale) goederen en gevaarlijke stoffen en de combinatie van goederen
• Kennis van de distributiesystemen van de organisatie
• Kennis van transportmodaliteiten (en synchromodaliteit) en routeplanning
• Basiskennis van (inter-)nationale wet- en regelgeving (o.a. EU-douanewetgeving)
• Kennis van vervoerscontracten en -condities
• Kennis van goederen- en transportverzekeringen
• Kennis van het gebruik en het onderhoud van de (technische en digitale) hulp- en (interne) transportmiddelen Kennis van de visie en missie van de organisatie
• Kennis van klantenservice/klachtenbeleid
• Kennis van leiderschapsstijlen en begeleidingsmethodieken
• Kennis van verandermanagement
• Kennis van efficiënte werkmethoden (zoals LEAN-principes, ergonomisch en praktisch werken)
• Kennis van culturele verschillen en omgang daarmee
• Kan instructies, begeleiding en communicatie afstemmen op verschillende medewerkersgroepen, rekening houdend met verschillen in achtergrond, ervaring en taalniveau
• Kan medewerkers effectief aanspreken en aansturen op werkuitvoering en gedrag en duidelijk maken welke gevolgen dit heeft
• Kan werken met geautomatiseerde en AI-ondersteunde digitale systemen, meldingen of afwijkingen signaleren en opvolgen en medewerkers hierin begeleiden/aansturen
• Kan data uit informatiesystemen interpreteren en vertalen naar onderbouwde keuzes voor planning, inzet en aansturing
• Kan de personeelsbehoefte bepalen en een personeelsbezettingsplan maken
• Kan omgaan met gangbare computersystemen en (software)pakketten
• Kan gesprekken voeren en teksten lezen/schrijven in het Engels
• Kan interne transportmiddelen bedienen en beschikt over de benodigde certificaten

Afbreukrisico

Als de logistiek teamleider deze rol niet goed vervult leidt dit tot stagnatie in de goederenontvangst, het magazijn, en / of de distributie. Daardoor worden de doelstellingen van de retailer / groothandel op het gebied van productiviteit, rendement en kwaliteit niet behaald en dit kan leiden tot hogere kosten / ontevreden klanten / imagoschade.