Logistiek manager in de rol van operationeel manager

De operationeel manager is verantwoordelijk voor de organisatie en uitvoering van de operationele activiteiten van de logistieke afdelingen en het behalen van de doelstellingen van de retailer / groothandel ten aanzien van productiviteit, kwaliteit en rendement

De logistiek manager plant en bewaakt samen met zijn managementteam de processen op het gebied van klantorderverwerking, productieplanning, magazijnbeheer, dienstverlening, distributie en / of supply chain en ziet toe op de uitvoering daarvan. Hierbij gaat het bijvoorbeeld om de inrichting van de processen op het gebied van het ontvangen, opslaan (opslagcondities), het orderverzamelen, het verzamelen, bewerken, verzendklaar maken, laden en vervoeren van goederen en een adequate bemensing / voldoende materieel. Hij monitort de prestaties met behulp van de plannings- en managementsystemen van de organisatie en met behulp van logistieke kengetallen. Hij bewaakt de samenhang tussen de logistieke processen en de afstemming met de processen van andere afdelingen van de organisatie zoals inkoop, marketing, verkoop en financiën en zoekt waar nodig contact met de managers van de betreffende afdelingen.

Hij anticipeert op mogelijke knelpunten in de logistieke processen, signaleert patronen in knelpunten en verbetert waar nodig werkprocessen en / of stelt correcties vast. Hij overlegt regelmatig met zijn managementteam, vraagt input en geeft op zijn beurt feedback en instructies. Hij inventariseert hun behoefte aan informatie. Hij ondersteunt zijn managementteam bij het oplossen van problemen / behandelen van klachten en zoekt wanneer nodig advies bij de logistiek specialisten van de organisatie / personeelszaken / zijn leidinggevende. Hij neemt voor de afhandeling waar nodig contact op met de klanten / managers van de winkels / transporteurs / leveranciers en (distributie)partners.

Hij ziet toe op de werking / het onderhoud van het materieel / de technologie en op de staat van de locatie(s) en neemt contact op met de betrokken partijen wanneer deze niet (meer) voldoen aan de criteria.

Hij neemt in onverwachte situaties / calamiteiten contact op met interne en externe experts voor een adequate afhandeling. Hij rapporteert regelmatig (ook digitaal) over de prestaties van zijn logistieke afdelingen aan de directie.

Competenties

Leidinggeven

• Stelt doelen en prioriteiten en maakt duidelijke (resultaat)afspraken
• Inspireert en motiveert medewerkers om mee te denken en te doen
• Toont vertrouwen in medewerkers bij het delegeren van taken / verantwoordelijkheden / bevoegdheden
• Checkt of de werkwijze en / of resultaten behaald worden en onderneemt zo nodig actie

Normen stellen

• Stelt eisen waaraan de kwaliteit van producten, diensten en processen moet voldoen
• Is gericht op het bereiken van resultaten en het voorkomen van fouten
• Zoekt continu naar kwaliteitsverbetering van bedrijfsprocessen en werkwijzen
• Stelt nieuwe procedures op, past procedures aan en / of verbetert procedures

Analyseren

• Controleert, analyseert en structureert vraagstukken, situaties en data systematisch
• Trekt conclusies door logisch redeneren
• Combineert gegevens uit verschillende (informatie)bronnen en genereert hierbij nieuwe informatie

Samenwerken

• Informeert betrokkenen over de voortgang en eventuele knelpunten
• Neemt initiatief tot (strategische) samenwerking
• Levert in een (multidisciplinair) samenwerkingsverband een actieve en inhoudelijke bijdrage
• Luistert goed, vat samen en vraagt door voor een goed begrip
• Verdiept zich in de denkwijze van iemand anders en houdt hier rekening mee
• Bemiddelt bij problemen in de samenwerking

Flexibel handelen

• Handelt doelmatig door zich aan te passen aan veranderde omstandigheden, taken, verantwoordelijkheden en/of mensen
• Gaat snel en flexibel om met acute situaties
• Toont zelfvertrouwen in onzekere en onduidelijke situaties

Financieel handelen

• Schat de kosten in van de geplande activiteiten / inkopen en handelt sterk kostenbewust
• Toont inzicht in en heeft een overzicht van de financiële situatie van de organisatie
• Is alert op een optimaal gebruik van tijd, geld en andere middelen

Benodigde kennis en vaardigheden

• Kennis van logistieke concepten en besturing van logistieke processen
• Kennis van de administratieve procedures in de logistiek
• Kennis van (de organisatie van) de interne en externe supply chain
• Kennis van operationeel management / bedrijfskunde
• Kennis van de omgang met en de mogelijkheden van de plannings -en management informatiesystemen van de retailer / groothandel
• Kennis van de organisatiestructuur en de bedrijfsvoorschriften
• Kennis over de opbouw van het (tijdelijke) online en offline assortiment, de merken en de leveranciers
• Kennis van het kwaliteitsbeleid van de retailer / groothandel, kwaliteitssystemen en -normen
• Kennis van inkoop-, verkoop-, distributie en betaalsystemen van de retailer / groothandel
• Kennis van klantenservice / klachtenbeleid
• Kennis van (inter)nationale wet- en regelgeving (o.a. EU-douanewetgeving)
• Kennis van de magazijnindeling en / of magazijnlay-out / orderverzamelroutes en verkeersregels
• Kennis van de procedures / richtlijnen / wettelijke eisen / hulpmiddelen voor het ontvangen, opslaan (opslagcondities), het orderverzamelen, het verzamelen, bewerken, verzendklaar maken, laden en vervoeren van goederen
• Kennis van de voor de retailer / groothandel relevante branchewetgeving
• Kennis van de wet- en regelgeving betreffende de opslag en het vervoer van (speciale) goederen en gevaarlijke stoffen en de combinatie van goederen
• Kennis van het gebruik en het onderhoud van de (technische en digitale) hulp- en (interne) transportmiddelen
• Kennis van goederen- en transportverzekeringen
• Kennis van transportmodaliteiten (en synchromodaliteit) en routeplanning
• Kennis van vervoerscontracten en -condities
• Kennis van value-added logistics
• Kennis van verpakkingstechnieken en -materialen
• Kennis van voorraadbeheer en goederen- / artikelencodering
• Kennis van vergadertechnieken / organiseren van werkoverleg Kennis van leiderschapsstijlen en begeleidingsmethodieken
• Kan (big) data analyseren
• Kan gesprekken voeren en teksten lezen / schrijven in het Engels en in een andere moderne vreemde taal
• Kan de personeelsbehoefte bepalen en een personeelsbezettingsplan maken Kan werken met gangbare computersystemen en (software)pakketten

Afbreukrisico

Als de logistiek manager deze rol niet goed vervult kan dit onder andere leiden tot een afname van de effectiviteit en efficiëntie van de logistieke processen. Daardoor worden de doelstellingen van de retailer / groothandel op het gebied van productiviteit, rendement en kwaliteit niet behaald en dit kan leiden tot hogere kosten / ontevreden klanten / imagoschade.