MKB – Senior verkoopmedewerker in de rol van operationeel beheerder

De operationeel beheerder is verantwoordelijk voor het beheer van de goederen- en geldstromen en de winkelpresentatie

Senior verkoopmedewerkers bekijken de roosters voor de ontvangst, het uitpakken, het opslaan (en het eventueel verzenden) van goederen en passen deze (na overleg met hun leidinggevende) aan. Zij delegeren en controleren de werkzaamheden, geven instructies, werken zelf mee in de uitvoering en zien toe op een zorgvuldige uitvoering van werkzaamheden door verkoopmedewerkers, zodat klanten hier geen hinder van ondervinden. Daarbij houden ze toezicht op de naleving van procedures (bijvoorbeeld achterdeurprocedure, gekoelde producten, fifo, veiligheidsvoorschriften, HACCP/CBL hygiënecode, beveiligingssystemen). Zij handelen afwijkingen (administratief) af en verwerken waar nodig afschrijvingen en administratieve correcties volgens de procedures van de organisatie.

Zij dragen zorg voor het op peil houden van de voorraad en het waarborgen dat de winkelpresentatie voldoet aan de gestelde eisen conform de winkelformule. Zij bewaken de voorraadniveaus, voeren voorraadcontroles en tellingen uit, signaleren afwijkingen in de voorraad en ondernemen actie waar nodig. Zij plaatsen bestellingen, vullen waar nodig de vaste artikelpresentatie aan, delegeren werkzaamheden, werken mee en geven instructies. Zij delegeren en werken mee aan opruim- en schoonmaakwerkzaamheden.

Zij maken het afrekensysteem gereed. Aan het eind van de werktijd sluiten ze het afrekensysteem af, verwerken geld en waardepapieren, administreren dit en transporteren de geldlade naar de daarvoor bestemde plaats. Zij werken volgens de richtlijnen van de organisatie en zien erop toe dat de medewerkers dit ook doen.

Zij coördineren het verzamelen, verwerken en verzenden van producten voor online bestellingen en bewaken de voortgang van voorraadverplaatsingen en bestellingen tussen winkels. Zij houden toezicht bij de zelfscankassa’s, ondersteunen de klant bij de bediening ervan en controleren de afhandeling door de klant.

Zij stemmen werkzaamheden af met collega’s over werkvolgorde, taakverdeling en prioriteiten, sturen de dagelijkse uitvoering op de werkvloer aan en signaleren knelpunten. Bij verstoringen, calamiteiten of problemen in processen of systemen ondernemen ze actie en schakelen zo nodig ondersteuning in. Zij signaleren bijzonderheden en afwijkingen, leggen relevante informatie vast en dragen deze over aan collega’s en de leidinggevende.

Competenties

Organiseren van werk

• Schat de benodigde capaciteit en tijd in voor werkzaamheden
• Regelt de benodigde mensen (kwaliteiten) en middelen
• Lost (praktische) problemen op

Leidinggeven

• Delegeert taken, verantwoordelijkheden en / of bevoegdheden aan anderen
• Geeft heldere instructies
• Checkt of de werkwijze en / of resultaten behaald worden en onderneemt zo nodig actie

Samenwerken

• Luistert goed, vat samen en vraagt door voor een goed begrip
• Houdt rekening met en helpt anderen in het bereiken van een gezamenlijk doel of resultaat
• Informeert betrokkenen over de voortgang en eventuele knelpunten

Technologie inzetten

• Zet (digitale) technologie in om resultaten te behalen
• Hanteert de (voorgeschreven) middelen / technologie efficiënt en effectief

Omgaan met procedures

• Werkt binnen de kaders van de organisatie en gemaakte afspraken (binnen het team)
• Werkt conform geldende wettelijke richtlijnen en (veiligheids)voorschriften
• Toont zich gedisciplineerd

Omgevingsbewust handelen

• Werkt integer, zorgvuldig en rechtvaardig

Benodigde kennis en vaardigheden

• Kennis van opslagmethoden in relatie tot de kenmerken van de aanwezige artikelen
• Kennis van (digitale) systemen voor voorraadbeheer en bestelprocessen, kwalitatieve en kwantitatieve productcontrole en servicegraad
• Kennis van het verkoopsysteem, distributievormen, voorraadverplaatsingen en omnichannel processen van de organisatie
• Kennis van het dervingsplan
• Kennis van de procedures en technieken voor het ontvangen, opslaan en verzenden van artikelen
• Kennis van etiketten, coderingen en symbolen (voor gevaarlijke stoffen)
• Kennis van de combinatie artikel(kenmerken) – presentatiemogelijkheden
• Kennis van de commerciële functie van winkelinterieur en -exterieur
• Kennis van promotiematerialen van de organisatie
• Kennis van productpresentatie, routing en het schappenplan, de indeling van de verkoopruimte en het magazijn
• Kennis van het kwaliteitsbeleid van de organisatie
• Kennis van de veiligheidsprocedures en (brand)preventieve maatregelen
• Kennis van afvalverwerking in de retail en het reinigingsplan
• Kennis van het afrekensysteem, betaalprocessen en het voorkomen van kasverschillen
• Kan arbo-verantwoord werken in relatie tot (persoonlijke) veiligheid, vitaliteit, hygiëne en milieu
• Kan geleidedocumenten registreren en controleren
• Kan derving/schades herkennen
• Kan berekeningen maken met bestel- en levertijden en voorraad
• Kan werkzaamheden plannen, prioriteren en afstemmen met collega’s
• Kan gesprekstechnieken in zakelijke situaties toepassen, ook in het Engels
• Kan formulieren invullen of schriftelijke informatie geven, ook in het Engels
• Kan digitale systemen gebruiken voor planning, voorraadbeheer en orderverwerking

Afbreukrisico

Als senior verkoopmedewerkers deze rol niet goed vervullen kan dit leiden tot een winkelpresentatie en/of artikelen die niet voldoen aan de gestelde eisen. Daarnaast kan dit resulteren in derving, voorraadverschillen, fouten in bestellingen, onveilige situaties, ontevreden klanten en een negatieve invloed op het imago van de organisatie.