GWB – Afdelingsmanager in de rol van operationeel leidinggevende

De operationeel leidinggevende is verantwoordelijk voor de aansturing van de dagelijkse operatie van de afdeling.

De afdelingsmanager stuurt de dagelijkse operatie op zijn afdeling aan, neemt het planning- en managementsysteem van de organisatie door en vult / past deze waar nodig aan, verdeelt de werkzaamheden en houdt daarbij rekening met de capaciteiten van medewerkers. Hij houdt toezicht op de werkzaamheden (hospitality / verkoop en klanten, geldstromen, goederenstromen, organisatie), maar werkt zelf ook mee. Hij spreekt de medewerkers aan op naleving van de acties, richtlijnen en regelgeving en geeft feedback. Hij bespreekt de dagelijkse prestatie, constateert afwijkingen, stelt samen met de medewerkers vast waar (extra) inspanning noodzakelijk is en organiseert dit.

Hij houdt toezicht op de handhaving van de veiligheidsvoorschriften. Bij onverwachte situaties (bijv. diefstal, ongeluk) onderneemt hij actie, onder andere door zijn leidinggevende in te schakelen.

Hij zorgt ervoor dat hij zichtbaar aanwezig is op de afdeling om bereikbaar te zijn voor (hulp)vragen van klanten en medewerkers. Hij zorgt voor de afhandeling van klachten en neemt indien nodig contact op met zijn leidinggevende.

De afdelingsmanager organiseert en voert werkoverleg / nodigt medewerkers uit om mee te denken en hun ideeën in te brengen.

Competenties

Leidinggeven

• Geeft heldere instructies
• Toont vertrouwen in medewerkers bij het delegeren van taken / verantwoordelijkheden / bevoegdheden
• Maakt goed gebruik van de aanwezige kwaliteiten van medewerkers
• Checkt of de werkwijze en / of resultaten behaald worden en onderneemt zo nodig actie
• Informeert en begeleidt medewerkers

Omgevingsbewust handelen   

• Werkt volgens geldende normen en waarden van de organisatie en maatschappij
• Werkt integer, zorgvuldig en rechtvaardig
• Heeft zicht op de (maatschappelijke, politieke en economische) effecten van de besluiten en activiteiten van de organisatie

Organiseren van werk

• Stelt strategische en realistische doelen op voor de lange termijn, middellange termijn en korte termijn en controleert of deze behaald worden
• Schat de benodigde capaciteit en tijd in voor werkzaamheden
• Regelt de benodigde mensen (kwaliteiten) en middelen
• Lost (praktische) problemen op

Omgaan met procedures

• Werkt binnen de kaders van de organisatie en gemaakte afspraken
• Toont zich gedisciplineerd
• Is gemotiveerd om veilig te werken en gericht op het voorkomen van onveilige situaties

Flexibel handelen

• Handelt doelmatig door zich aan te passen aan veranderde omstandigheden, taken, verantwoordelijkheden en/of mensen
• Gaat snel en flexibel om met acute situaties
• Toont zelfvertrouwen in onzekere en onduidelijke situaties

Doorzetten

• Blijft effectief presteren onder tijdsdruk, bij tegenslag, teleurstelling of weerstand
• Toont zich veerkrachtig (ook bij kritiek) en komt op een respectvolle manier op voor zichzelf / de organisatie

Benodigde kennis en vaardigheden

• Kennis van de visie, missie en de procedures van de organisatie
• Kennis van de logistieke keten, voorraadbeheer, kwalitatieve en kwantitatieve productcontrole en opslagmethoden van de afdeling
• Kennis van de distributievormen en betaalsystemen van het filiaal
• Kennis van het kwaliteitsbeleid van de organisatie
• Kennis van BHV
• Kennis van de veiligheidsprocedures en (brand)preventieve maatregelen
• Kennis van het dervingsplan / -beleid van de organisatie
• Kennis van afvalverwerking in de retail en het reinigingsplan
• Kennis van het beleid ten aanzien van veiligheid, vitaliteit, welzijn, hygiëne en milieu
• Kennis van de voor de afdeling relevante branchewetgeving
• Kennis van leiderschapsstijlen en begeleidingsmethodieken
• Kennis van motivatie- en feedbacktechnieken
• Kennis van het afrekensysteem / het voorkomen van kasverschillen
• Kan een werkoverleg organiseren en leiden
• Kan informatie uit het managementinformatiesysteem interpreteren / bijwerken
• Kan procedures aanpassen
• Kan werkplanningen en roosters opstellen
• Kan gesprekstechnieken in zakelijke situaties toepassen
• Kan werken met gangbare computersystemen en (software)pakketten (voor personeelsplanning, voorraadbeheer, klantenbestand etc.)

Afbreukrisico

Als de afdelingsmanager deze rol niet goed vervult kan dit onder andere leiden tot derving, onveilige situaties / een afdeling of bezetting die niet op orde is / imagoschade.