Facilitair coördinator centrummanagement in de rol van intermediair
De intermediair is verantwoordelijk voor het fungeren als aanspreekpunt voor de partners en het doorgeven van signalen in het centrum / aan zijn werkgever.
De facilitair coördinator onderhoudt de contacten met de partners in het centrum en stelt vast wie hij daarvoor moet bezoeken en waar hij aanwezig moet zijn (bijvoorbeeld bij bijeenkomsten, evenementen, inspecties). Hij gaat na welke belangen iedere partij heeft en wat hij kan ondernemen om de partijen te overtuigen van het collectief belang. Hij informeert de partners over de stand van zaken, zowel offline als door de inzet van bijvoorbeeld e-mail en sociale media. Hij legt zaken uit (bijvoorbeeld over vergunningen), verwijst door en bemiddelt bij problemen en eenvoudige conflicten. Hij spreekt partijen aan op gedrag.
Daarnaast interpreteert hij de verkregen informatie, zowel vanuit offline bronnen als via online reviews, en geeft signalen en verbetervoorstellen op het gebied van (online) informatievoorziening door aan zijn leidinggevende.
Competenties
Klantgericht handelen
- Toont een sterk inlevingsvermogen in de klant
- Benadert klanten op proactieve wijze
- Geeft een hoge prioriteit aan servicebereidheid en klanttevredenheid zonder het organisatiebelang uit het oog te verliezen
- Straalt vriendelijkheid, behulpzaamheid en gastvrijheid uit in het contact met klanten
Omgevingsbewust handelen
- Gaat integer om met de informatie die de ander verstrekt
- Heeft zicht op de (maatschappelijke, politieke en economische) effecten van de besluiten en activiteiten van de organisatie
- Werkt volgens geldende normen en waarden van de organisatie en maatschappij
Netwerken
- Gaat gemakkelijk om met contacten op verschillende niveaus
- Legt contact met mensen van binnen en buiten de organisatie om zijn netwerk uit te breiden
- Weet (online en offline) goed contact te onderhouden met zijn netwerk
- Benut het formele en informele netwerk om zaken voor elkaar te krijgen
- Deelt kennis, ideeën en informatie met anderen
Samenwerken
- Luistert goed, vat samen en vraagt door voor een goed begrip
- Verdiept zich in de denkwijze van iemand anders en houdt hier rekening mee
- Informeert betrokkenen over de voortgang en eventuele knelpunten
- Bemiddelt bij problemen in de samenwerking
Beïnvloeden
- Weet een krachtige eerste indruk op anderen te maken en deze te handhaven
- Heeft oog voor de belangen van betrokken partijen en streeft naar een gedragen uitkomst
- Speelt in op de gevoelens van anderen om hen te beïnvloeden of overtuigen
- Communiceert overtuigend in gesprekken, discussies en/of onderhandelingen
- Past zijn communicatiestijl aan op de gesprekspartner
Doorzetten
- Blijft effectief presteren onder tijdsdruk, bij tegenslag, teleurstelling of weerstand
- Toont zich veerkrachtig (ook bij kritiek) en komt op een respectvolle manier op voor zichzelf / zijn organisatie
Benodigde kennis en vaardigheden
- Kennis van de taal, de organisatiestructuur, het business model, de on- en offline werkwijze en de belangrijkste thema’s van de samenwerkingspartners
- Kennis van het krachtenveld en belangenstromen in het centrum
- Kennis van het werken in een publiek-private omgeving
- Kennis van de activiteiten en verantwoordelijkheden van de gemeente / het centrummanagement / zijn werkgever
- Kennis van het benutten van e-mail, sociale media en websites voor commerciële en informatieve doeleinden
- Kennis van conflicthantering
- Kan gesprekstechnieken in zakelijke situaties toepassen
- Kan sociale vaardigheden toepassen en omgaan met verschillende culturen
Afbreukrisico
Als de facilitair coördinator deze rol niet goed vervult kan dit leiden tot een onvoldoende geinformeerde organisatie / partners / problemen in de samenwerking / onvoldoende samenwerking. Dit heeft consequenties voor het aanzien van de organisatie / het centrum, maar ook voor de facilitair coördinator zelf.