Facilitair coördinator centrummanagement in de rol van coördinator

De coördinator is verantwoordelijk voor een bijdrage aan het onderhoud, de schoonmaak, veiligheid en aantrekkelijkheid van het centrumgebied

Facilitair coördinatoren stellen in samenwerking met hun leidinggevende vast welke basisactiviteiten wanneer uitgevoerd moeten worden om het centrumgebied schoon, heel, aantrekkelijk en veilig te houden conform de gestelde eisen van de partners en andere betrokkenen. Daarnaast pakken ze (extra) activiteiten op zoals de coördinatie tijdens kleine evenementen of de aankleding van het centrum tijdens feestdagen en evenementen.

Zij gaan na wat hun (taakstellend) budget is en selecteren (externe) partijen voor de uitvoering van de activiteiten. Zij overleggen, onderhandelen en sluiten gunstige contracten af die passen binnen hun taakstellend budget. Zij stellen zich op de hoogte van de grotere contracten die door hun leidinggevende(n) zijn afgesloten.

Zij plannen de activiteiten, schakelen (externe) partijen in en sturen deze partijen aan bij de werkzaamheden. Zij houden toezicht op de voorbereiding (bijvoorbeeld het verkrijgen van de vergunningen) en de uitvoering, stemmen zaken op elkaar af en spreken de partijen (uitvoerders maar ook de partners in het centrumgebied of de vrijwilligers bij evenementen) aan op naleving van de afspraken en de (veiligheids)richtlijnen. Zij ondersteunen de uitvoerders waar nodig, werken waar mogelijk en nodig mee en informeren de uitvoerders en andere betrokkenen over de actuele planning en uitvoering.

Zij lopen regelmatig inspectierondes en constateren afwijkingen en knelpunten in het centrumgebied. Zij stellen samen met hun leidinggevende en (externe) partijen vast waar (extra) inspanning noodzakelijk is en organiseren dit. Zij nemen in onverwachte situaties en bij calamiteiten contact op met de (externe) experts (zoals brandweer, politie, beveiliging, gemeente e.d.) en houden contact met deze experts voor de afhandeling.

Zij rapporteren regelmatig (digitaal) over de resultaten van hun werk. Zij bespreken hun bevindingen en verbetervoorstellen met hun leidinggevende en vragen zo nodig ondersteuning.

Competenties

Besluiten nemen

• Initieert activiteiten
• Neemt besluiten buiten de kaders van de organisatie
• Overziet wat de gevolgen zijn van zijn besluiten inzake diverse stakeholders, situaties en politieke context
• Neemt de verantwoordelijkheid voor genomen besluiten en draagt de consequenties

Leidinggeven

• Stelt doelen en prioriteiten en maakt duidelijke (resultaat)afspraken
• Geeft heldere instructies
• Spreekt medewerkers aan en durft autoriteit te tonen
• Checkt of de werkwijze en / of resultaten behaald worden en onderneemt zo nodig actie
• Past stijl en methode van leidinggeven aan de betrokken medewerker(s) en situatie aan

Beïnvloeden

• Probeert anderen te overtuigen en probeert instemming te verkrijgen door de juiste argumenten en methoden in te zetten
• Communiceert overtuigend in gesprekken, discussies en/of onderhandelingen
• Heeft oog voor de belangen van betrokken partijen en streeft naar een gedragen uitkomst
• Presenteert zich als betrouwbare en deskundige gesprekspartner

Samenwerken

• Luistert goed, vat samen en vraagt door voor een goed begrip
• Levert in een (multidisciplinair) samenwerkingsverband een actieve en inhoudelijke bijdrage
• Informeert betrokkenen over de voortgang en eventuele knelpunten
• Bemiddelt bij problemen in de samenwerking

Normen stellen

• Stelt eisen waaraan de kwaliteit van producten, diensten en processen moet voldoen
• Stuurt op realistische/haalbare prestatie-indicatoren van eigen werk of dat van (externe) medewerkers
• Is gericht op het bereiken van resultaten en het voorkomen van fouten
• Stelt nieuwe procedures op, past procedures aan en/of verbetert procedures

Omgevingsbewust handelen

• Werkt volgens geldende normen en waarden van de organisatie en maatschappij
• Werkt integer, zorgvuldig en rechtvaardig

Benodigde kennis en vaardigheden

• Kennis van de activiteiten en verantwoordelijkheden van gemeente, centrummanagement en/of werkgever voor het schoon, heel en veilig houden van het centrumgebied
• Kennis van de kwaliteitseisen, normen en veiligheidsrichtlijnen van deze partijen
• Kennis van de werkwijze van in te huren en ondersteunende partijen (zoals gemeentediensten, installateurs, brandweer, toezichthouders, politie, beveiliging, aannemers e.d.)
• Kennis van verbintenisrecht, contracten, vergunningen, keurmerken en cao’s van externe partijen
• Kennis van uitvoering van beveiligingstaken en regelgeving m.b.t. particuliere beveiliging
• Kennis van uitvoering van groenvoorzieningen en schoonmaakwerkzaamheden
• Kennis van organisatie en uitvoering van tijdelijke activiteiten en evenementen in het centrumgebied
• Kennis van de omgang met en impact van platforms en sociale media
• Kennis van budgetteren en financiële administratie
• Kan gesprekstechnieken in zakelijke situaties toepassen
• Kan sociale vaardigheden toepassen en omgaan met verschillende achtergronden en culturen
• Kan een werkoverleg organiseren en voeren
• Kan onderhandelen met (externe) partijen
• Kan planningen opstellen en bewaken
• Kan relevante berekeningen met geld, procenten en maten uitvoeren
• Kan verbetervoorstellen opstellen
• Kan omgaan met gangbare computersystemen en (software)pakketten voor tekstverwerking, data-analyse, presentatie, documentmanagement en mobiel dataverkeer

Afbreukrisico

Wanneer facilitair coördinatoren onvoldoende toezicht houden, slecht coördineren of niet adequaat handelen bij calamiteiten, kunnen veiligheid, schoonmaak en onderhoud van het centrumgebied in het gedrang komen. Daarnaast kan onjuiste rapportage, gebrekkige communicatie of slechte samenwerking met partners en uitvoerders leiden tot verlies van vertrouwen en reputatieschade.