Commercieel medewerker in de rol van commercieel administratief medewerker

De commercieel administratief medewerker is verantwoordelijk voor de (administratieve) opvolging van orders  

De commercieel medewerker verwerkt de klantorders (van hemzelf of aangeleverd door de accountmanagers) in het systeem van de organisatie (ERP). Hij controleert de gegevens die in dat systeem staan, onder andere voor de verzending (track en trace informatie) en financiële afhandeling / facturatie. Hij geeft de benodigde producten en diensten in het systeem aan (of legt een voorraad aan voor de bestelling) en neemt zo nodig contact op met leveranciers over beschikbaarheid en leverdata. Hij plant afspraken voor collega’s van de dienstverlening in. In voorkomende gevallen vult hij de gegevens in voor de (transport- en douane)documenten of schakelt (via zijn leidinggevende) hiervoor een expert in.

Hij stemt de levering (en de eventuele reservering en opslag) van producten / diensten af met de klant en met de afdelingen planning / logistiek.
Hij volgt de afhandeling van de orders en wanneer hij problemen in het ordertraject signaleert, neemt hij contact op met zijn leidinggevende / accountmanager en bespreekt hij een mogelijke oplossing. Hij biedt vervolgens de klant een geschikte oplossing aan en probeert tot overeenstemming te komen. Wanneer nodig schakelt hij hierbij zijn leidinggevende in. Hij verwerkt de mutaties in het systeem. Hij controleert de facturatie van de orders.

Zo nodig handelt hij retourzendingen af en voert de financiële gegevens in voor de creditnota’s.

Competenties

Samenwerken

• Luistert goed, vat samen en vraagt door voor een goed begrip
• Toont de bereidheid om aan een gezamenlijk doel of resultaat te werken en toont de bereidheid om zich aan te passen
• Verdiept zich in de denkwijze van iemand anders en houdt hier rekening mee
• Informeert betrokkenen over de voortgang en eventuele knelpunten

Omgevingsbewust handelen

• Werkt volgens geldende normen en waarden van de organisatie en maatschappij
• Werkt integer, zorgvuldig en rechtvaardig

Technologie inzetten

• Hanteert de (voorgeschreven) middelen / technologie efficiënt en effectief

Klantgericht handelen

• Benadert klanten op proactieve wijze
• Geeft een hoge prioriteit aan servicebereidheid en klanttevredenheid zonder het organisatiebelang uit het oog te verliezen
• Is proactief in het voldoen aan wensen en verwachtingen van de klant
• Straalt vriendelijkheid, behulpzaamheid en gastvrijheid uit in het contact met klanten
• Stelt zijn communicatiestijl af op klanten vanuit diverse culturen en / of achtergronden

Omgaan met procedures

• Werkt binnen de kaders van de organisatie en gemaakte afspraken (binnen het team)
• Werkt conform geldende wettelijke richtlijnen en (veiligheids)voorschriften
• Toont zich gedisciplineerd

Financieel handelen

• Schat de kosten in van de geplande activiteiten / inkopen en handelt sterk kostenbewust
  
• Toont inzicht in de gevolgen van prijsstellingen en veranderingen

Benodigde kennis en vaardigheden

• kennis van het (on- en offline) assortiment, diensten, bijbehorende services (zoals verzekeringen) en het prijsbeleid van de organisatie
• kennis van de algemene verkoopvoorwaarden en rechten / plichten van klanten / organisatie
• kennis van vormen van en organisatieprocedures (gedragscode) voor klantbenadering
• kennis van de organisatie-eisen ten aanzien van offertes, contracten en facturen
• basiskennis van transport- en douanedocumenten
• kennis van de distributievormen en betaalsystemen van de organisatie
• kennis van de procedures op het gebied van privacy / dataverwerking
• kan telefoon- en mailetiquette toepassen
• kan vlot werken met gangbare computersystemen en (software)pakketten (voor klantenbestand, bestellingen, betaalsystemen, sociale media etc.)
• kan relevante berekeningen met geld, procenten en (inhouds)maten uitvoeren
• kan gesprekken voeren, (eenvoudige) berichten opstellen en klant-, product- en / of marktinformatie lezen, ook in het Engels en in een andere moderne vreemde taal
• kan Arbo-verantwoord werken in relatie tot (persoonlijke) veiligheid, vitaliteit, welzijn, hygiëne en milieu

Afbreukrisico

Als de commercieel medewerker deze rol niet goed vervult kan dit leiden tot fouten / verminderde service en daarmee een risico op het verliezen van klanten / omzet  en het veroorzaken van extra kosten.