Filiaalmanager groot filiaal in de rol van operationeel manager

De filiaalmanager is verantwoordelijk voor de gang van zaken binnen het filiaal

De filiaalmanager controleert of de jaarplanning en processen, opgesteld door de organisatie goed verlopen in het filiaal. Hij controleert met gebruikmaking van het plannings- en managementsysteem van de organisatie continu of alle processen goed verlopen en behoudt het overzicht. Hierbij gaat het om de bedrijfsprocessen op het gebied van geldstromen (betaalmogelijkheden, financiële administratie, voorkomen van risico’s etc.), goederenstromen (bestellingen, voorraadbeheer, distributie etc.), verkoop en klanten ((online) marketing en promotie, communicatie, klanttevredenheid, klachtenafhandeling etc.) en organisatie (administratie / automatisering, kwaliteit, beveiliging, veiligheid, Arbo, etc.).

Hij overlegt dagelijks met zijn afdelingsmanagers, stuurt aan, motiveert, begeleidt en geeft en vraagt feedback. Hij constateert afwijkingen / problemen, stelt vast waar (extra) inspanning noodzakelijk is, bedenkt oplossingen en organiseert dit. Hij spreekt zijn managers aan op naleving van de richtlijnen en het beleid. Hij begeleidt ze bij het aansturen van de medewerkers.
Wanneer nodig zoekt hij advies bij de specialisten van de organisatie. Hij koppelt de resultaten en zijn bevindingen regelmatig terug in besprekingen met zijn leidinggevende / de centrale organisatie en vraagt zo nodig ondersteuning.

Hij neemt in onverwachte situaties / calamiteiten contact op contact op met interne en externe experts voor een adequate afhandeling.

Competenties

Leidinggeven

• Informeert en begeleidt medewerkers
• Checkt of de werkwijze en / of resultaten behaald worden en onderneemt zo nodig actie
• Maakt goed gebruik van de aanwezige kwaliteiten van mensen
• Past stijl en methode van leidinggeven aan de betrokken medewerker(s) en de situatie aan
• Spreekt medewerkers aan en durft autoriteit te tonen

Normen stellen

• Stelt eisen waaraan de kwaliteit van producten, diensten en processen moet voldoen
• Stuurt op realistische / haalbare prestatie-indicatoren van eigen werk en dat van medewerkers
• Is gericht op het bereiken van resultaten en het voorkomen van fouten
• Zoekt continu naar kwaliteitsverbetering van bedrijfsprocessen en werkwijzen

Doorzetten

• Blijft effectief presteren onder tijdsdruk, bij tegenslag, teleurstelling of weerstand
• Toont zich veerkrachtig (ook bij kritiek) en komt op een respectvolle manier op voor zichzelf / de organisatie

Analyseren

• Benadert vraagstukken vanuit meerdere invalshoeken en ziet hoe zaken samenhangen
• Trekt conclusies door logisch redeneren

Samenwerken

• Heeft een goed beeld van de kwaliteiten van het team en schakelt zo nodig complementaire deskundigheid in
• Informeert betrokkenen over de voortgang en eventuele knelpunten
• Luistert goed, vat samen en vraagt door voor een goed begrip
• Houdt rekening met en helpt anderen in het bereiken van een gezamenlijk doel of resultaat

Benodigde kennis en vaardigheden

• Kennis van de visie, missie en procedures van de organisatie
• Kennis van het opstellen van een personeelsbezettingsplan (werkplanning en roosters)
• Kennis van de mogelijkheden van het management informatiesysteem van de organisatie
• Kennis van de logistieke keten, voorraadbeheer, (kwalitatieve en kwantitatieve) productcontrole en opslagmethoden van de organisatie
• Kennis van de distributievormen en betaalsystemen van de organisatie
• Kennis van het kwaliteitsbeleid / het uitvoeren van een RIE
• Kennis van het beveiligingsplan en (brand)preventieve maatregelen
• Kennis van het dervingsplan / -beleid van de organisatie
• Kennis van afvalverwerking in de retail / het reinigingsplan
• Kennis van het beleid ten aanzien van veiligheid, vitaliteit, welzijn, hygiëne en milieu
• Kennis van de voor de organisatie relevante branchewetgeving
• Kennis van leiderschapsstijlen en begeleidingsmethodieken
• Kennis van motivatie- en feedbacktechnieken
• Kan een werkoverleg organiseren en leiden
• Kan klachten afhandelen en omgaan met conflictsituaties en agressieve klanten
• Kan informatie uit het managementinformatiesysteem interpreteren / bijwerken
• Kan procedures opstellen / aanpassen
• Kan gesprekstechnieken in zakelijke situaties toepassen
• Kan werken met gangbare computersystemen en (software)pakketten (voor klantenbestand, bestellingen, betaalsystemen, social media etc.)

Afbreukrisico

Als de filiaalmanager deze rol niet goed vervult kan dit onder andere leiden tot een afname van de effectiviteit en efficiëntie van processen en werkzaamheden in het filiaal / onvoldoende geïnformeerde medewerkers en daarmee verlies van klanten / hoge kosten / het verlies van middelen / motivatie van personeel, etc.