Facilitair coördinator centrummanagement in de rol van coördinator

De coördinator is verantwoordelijk voor een bijdrage aan de schoonmaak, het onderhoud en de veiligheid van het centrum.

De facilitair coördinator stelt in samenwerking met zijn leidinggevende vast welke basisactiviteiten wanneer uitgevoerd moeten worden om het centrum schoon, heel en veilig te houden conform de gestelde eisen van de partners. Daarnaast pakt hij (extra) activiteiten op zoals de coördinatie tijdens kleine evenementen of de aankleding van het centrum tijdens feestdagen en evenementen.

Hij stelt vast wat zijn (taakstellend) budget is en selecteert (externe) partijen voor de uitvoering van de activiteiten. Hij overlegt, onderhandelt en sluit gunstige contracten af die passen binnen zijn taakstellend budget. Hij stelt zich op de hoogte van de grotere contracten die door zijn leidinggevende(n) zijn afgesloten.

Hij plant de activiteiten, schakelt de (externe) partijen in en stuurt ze aan bij de uitvoering van de werkzaamheden. Hij houdt toezicht op de voorbereiding (bijvoorbeeld vergunningen) en uitvoering, stemt zaken op elkaar af en spreekt de partijen (uitvoerders maar ook de partners in het centrum of de vrijwilligers bij evenementen) aan op naleving van de afspraken en de (veiligheids)richtlijnen. Hij ondersteunt de uitvoerders waar nodig, werkt waar mogelijk en nodig mee en informeert de uitvoerders / andere betrokkenen over de actuele planning / uitvoering.

Hij loopt regelmatig inspectierondes en constateert afwijkingen. Hij stelt samen met zijn leidinggevende en (externe) partijen vast waar (extra) inspanning noodzakelijk is en organiseert dit. Hij neemt in onverwachte situaties / calamiteiten contact op met de (externe) experts (brandweer, politie, beveiliging, gemeente e.d.) en houdt contact met deze experts voor de afhandeling.

Hij rapporteert regelmatig over de resultaten en zijn bevindingen / verbetervoorstellen in besprekingen met zijn leidinggevende en vraagt zo nodig ondersteuning.

Competenties

Besluiten nemen

• Initieert activiteiten
• Neemt besluiten buiten de kaders van de organisatie
• Overziet wat de gevolgen zijn van zijn besluiten inzake diverse stakeholders, situaties en politieke context
• Neemt de verantwoordelijkheid voor genomen besluiten en draagt de consequenties

Leidinggeven

• Stelt doelen en prioriteiten en maakt duidelijke (resultaat)afspraken
• Geeft heldere instructies
• Spreekt medewerkers aan en durft autoriteit te tonen
• Checkt of de werkwijze en / of resultaten behaald worden en onderneemt zo nodig actie
• Past stijl en methode van leidinggeven aan de betrokken medewerker(s) en situatie aan

Beïnvloeden

• Probeert anderen te overtuigen en probeert instemming te verkrijgen door de juiste argumenten en methoden in te zetten
• Communiceert overtuigend in gesprekken, discussies en/of onderhandelingen
• Heeft oog voor de belangen van betrokken partijen en streeft naar een gedragen uitkomst
• Presenteert zich als betrouwbare en deskundige gesprekspartner

Samenwerken

• Luistert goed, vat samen en vraagt door voor een goed begrip
• Levert in een (multidisciplinair) samenwerkingsverband een actieve en inhoudelijke bijdrage
• Informeert betrokkenen over de voortgang en eventuele knelpunten
• Bemiddelt bij problemen in de samenwerking

Normen stellen

• Stelt eisen waaraan de kwaliteit van producten, diensten en processen moet voldoen
• Stuurt op realistische/haalbare prestatie-indicatoren van eigen werk of dat van (externe) medewerkers
• Is gericht op het bereiken van resultaten en het voorkomen van fouten
• Stelt nieuwe procedures op, past procedures aan en/of verbetert procedures

Omgevingsbewust handelen

• Werkt volgens geldende normen en waarden van de organisatie en maatschappij
• Werkt integer, zorgvuldig en rechtvaardig

Benodigde kennis en vaardigheden

• Kennis van de activiteiten en verantwoordelijkheden van de gemeente / het centrummanagement / zijn werkgever voor het schoon, heel en veilig houden van het centrum
• Kennis van de kwaliteitseisen en -normen van deze partijen
• Kennis van de werkwijze van de in te huren en ondersteunende partijen (gemeentediensten, installateurs, brandweer, toezichthouders, politie, beveiliging, aannemers e.d.)
• Kennis van verbintenisrecht (de te sluiten (verwerkers)overeenkomsten / contracten) en vergunningen
• Kennis van de inkoopvoorwaarden / keurmerken / cao’s van de in te huren externe partijen
• Kennis van de uitvoering van de beveiligingstaken en van de regelgeving m.b.t. particuliere beveiliging
• Kennis van de uitvoering van groenvoorzieningen en schoonmaakwerkzaamheden
• Kennis van de omgang met en impact van sociale media
• Basiskennis op het gebied van budgetteren en financiële administratie
• Kan gesprekstechnieken in zakelijke situaties toepassen
• Kan sociale vaardigheden toepassen en omgaan met verschillende culturen
• Kan een werkoverleg organiseren en voeren
• Kan relevante berekeningen met geld, procenten en maten uitvoeren
• Kan omgaan met gangbare computersystemen en (software)pakketten ten behoeve van tekstverwerking, informatieverzameling, e-mail, agendabeheer, documentmanagement, gegevensverwerking, presentatie en mobiel dataverkeer

Afbreukrisico

Als de facilitair coördinator de coördinerende rol niet goed uitvoert, leidt dit tot onvoldoende of te late aansturing van de werkzaamheden / partijen die onvoldoende geïnformeerd zijn / een centrum dat niet op orde is. Dit heeft consequenties voor het aanzien van de organisatie / het centrum maar ook voor het aanzien van de facilitair coördinator zelf.